Những điều cần biết về kế toán tiền lương trong doanh nghiệp

Kế toán tiền lương là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. Chắc chắn là như vậy rồi bởi những vấn đề liên quan đến tiền lương luôn là vấn đề nhạy cảm. Tiền lương nuôi sống người lao động và chiếm một phần vô cùng lớn trong ngân sách công ty. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương không chỉ là phải tính lương hợp lý mà còn từ đó cân bằng và đảm bảo cho ngân sách công ty. Trong bài viết hôm nay chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin và kiến thức cơ bản về kế toán tiền lương trong doanh nghiệp cũng như kinh nghiệm làm kế toán tiền lương cho những người đang quan tâm.

Mời các bạn đọc bài viết!

1. Tìm hiểu về kế toán tiền lương

Tiền lương chính là nguồn động lực nuôi sống xã hội, đảm bảo cuộc sống của người lao động được diễn ra suôn sẻ. Do đó nó không chỉ là đòn bẩy cho sự phát triển của xã hội mà còn là mục tiêu, nền tảng để người lao động cố gắng hoàn thành cũng như nâng cao hiệu suất công việc. Bởi vậy tính toán một mức lương hợp lý, phù hợp với năng suất và hiệu quả của người lao động là một trách nhiệm vô cùng to lớn của kế toán tiền lương. Doanh nghiệp cũng căn cứ vào chi phí chi trả cho tiền lương để định giá sản phẩm. Kế toán tiền lương là công việc rất quan trọng và đòi hỏi độ chính xác cao.

2. Kế toán tiền lương sẽ làm những gì?

Cụ thể dưới đây là các công việc thông thường của một kế toán tiền lương trong doanh nghiệp:

- Theo dõi, phản ánh kịp thời số lượng NLĐ, thời gian lao động, tính chính xác tiền lương phải trả cho NLĐ ( gồm tiền lương, tiền phép năm, tiền thưởng…) vào đúng từng bộ phận có liên quan (như CP tiền lương cho nhân công trực tiếp là TK 622, CP tiền lương của sản xuất chung là TK 154, CP tiền lương của bộ phận bán hàng là TK 6422, CP tiền lương của bộ phận quản lý là TK 6421).

- Dựa vào bảng chấm công và các giấy tờ liên quan như giấy xin nghỉ phép, quy chế lương thưởng,…tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí, các khoản phụ cấp, trợ cấp,…theo đúng quy định của pháp luật và quy chế của doanh nghiệp.

- Trả lương kịp thời cho người lao động, giám sát tình hình sử dụng quỹ lương, cung cấp tài liệu cho các phòng quản lý, chức năng, lập kế hoạch quỹ lương kỳ sau.

- Xây dựng thang bảng lương để nộp cho cơ quan bảo hiểm.

- Hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ của tiền lương để đủ cơ sở chắc chắn tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.

3. Những yêu cầu để có thể trở thành một kế toán tiền lương

-   Hiểu biết các thông số có ảnh hưởng đến toàn bộ nghiệp vụ nhân sự và tiền lương của doanh nghiệp như phạm vi  của kỳ lương, số giờ / số ngày mặc  định làm việc trong tháng, số giờ làm việc trong các ngày trong  tuần, cách  tính lương khi có thay đổi trong kỳ, mức bảo hiểm xã hội – y tế, các thông số thuế TNCN…

-   Biết cách tính và khai báo các loại phụ cấp, các khoản thu nhập / khấu trừ khác…

-   Biết cách khai báo nhiều biểu thuế TNCN khác nhau cùng với ngày hiệu lực của biểu thuế.

-   Nắm vững các thông tin về lương của nhân viên như loại lương, lương ròng hay gộp, lương cơ bản, ngày hiệu lực,  các thông tin về phụ cấp, các yếu tố ảnh hưởng đến thu nhập…

3. Các chứng từ sử dụng khi thực hiện công việc của kế toán tiền lương

- Bảng chấm công.

- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành.

- Hợp đồng lao động.

- Bảng thanh toán lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

- Lập đề nghị thanh toán lương,

- Bảng tạm ứng lương.

- Báo cáo quyết toán thuế TNCN.

- Bảng thanh toán tiền thưởng.

- Các quyết định thôi việc, chấm dứt Hợp đồng

- Các hồ sơ, giấy tờ khác liên quan

4. 3 nhiệm vụ chủ yếu kế toán thường đảm nhiệm trong doanh nghiệp

a. Quản lý việc tạm ứng lương:

-  Quản lý các đợt tạm ứng lương trong tháng. Có thể sử dụng  nhiều loại tiền tệ trong một đợt tạm ứng  lương.

- Tính tạm ứng lương cho toàn thể công ty, cho một nhóm nhân viên hoặc chỉ một nhân viên.

- Xây dựng mức tạm ứng linh hoạt như: chọn một giá trị tiền chung cho mọi nhân viên, số % theo lương cơ bản hoặc  giá trị tiền riêng cho từng nhân viên.

b. Quản lý kỳ lương chính:

- Xây dựng kỳ tính lương với nhiều thông số chi tiết như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương, trị giá cơ bản để tính …

- Tính các khoản thu nhập / giảm trừ lương cuối kỳ để áp dụng cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên cụ  thể.

- Áp dụng các tỷ giá hối đoái mới nhất để đảm bảo tính lương chính xác.

- Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính ra mức thực lãnh cụ thể cho mọi  nhân viên.

- Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và dữ liệu chấm công

- Tính các chỉ tiêu nghĩa vụ đối với nhà nước theo lương như thuế TNCN, BHXH-YT đầy đủ và chính xác

- Quản lý và theo dõi các khoản quỹ của nhân viên, tự động trừ lương vào quỹ, theo dõi chi tiêu quỹ

- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm

c. Lập các báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp về tiền lương:

- Bảng tạm ứng lương công ty

- Phiếu tạm ứng lương nhân viên

- Bảng chấm công

- Bảng lương công ty

- Bảng kê chi tiết phụ cấp

- Phiếu lương Nhân viên

- Bảng lương thanh toán qua Ngân hàng

- Báo cáo tổng hợp thu nhập của nhân viên

- Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân

- Các biểu mẫu báo cáo BHXH

Hy vọng bài viết mà trên của Sàn kế toán đã phần nào cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản về công việc kế toán tiền lương và có thể giúp ích cho công việc của bạn.

Chúc các bạn thành công